22/07/2013 -- 08h55

Arquivo guarda documentos que contam história de Curitiba

Agência de Notícias da Prefeitura de Curitiba

Superlativo. Este é o adjetivo que define o Arquivo Público da Prefeitura de Curitiba, que reúne 32 milhões de páginas de documentação textual produzidas entre 1899 até os últimos anos, em todos os órgãos da administração pública municipal. São dois barracões, no bairro Fazendinha, com 3 mil metros quadrados de edificação, 1.600 estantes e 65 mil caixas de arquivo. Só os microfilmes somam 28 mil exemplares originais em filme prata e cópia em poliéster de documentos produzidos entre 1899 e 1997. 

Tudo é tão grande que só os grampos retirados dos processos que foram digitalizados no primeiro semestre deste ano pesam dois quilos. "Digitalizamos 342 mil páginas em apenas seis meses", diz Rubens Alves Goes Zampieri, diretor do Arquivo Público Municipal, contando que o scanner utilizado tem capacidade para 100 mil páginas por dia ou 200 páginas em dois minutos.

O Arquivo Público é tão completo que mantém, entre seus milhares de documentos, o Decreto nº 1, assinado pelo prefeito Moreira Garcez em 8 de março de 1920, escrito a bico de pena, abrindo crédito de 300 contos de réis (RS.300:000$000) para pagamento de funcionários. 

Guardar documentos é um trabalho sofisticado e artesanal. Requer paciência e dedicação dos servidores, que utilizam as mais diversas técnicas para preservar a documentação intacta e a história de Curitiba. 

As informações produzidas, recebidas e acumuladas pelos órgãos e entidades são preservadas nos arquivos públicos, instrumentos essenciais para a tomada de decisões, para a comprovação de direitos individuais e coletivos e para a o registro da memória coletiva. Com o avanço das tecnologias da informação, é crescente a racionalização de procedimentos, operações e rotinas de trabalho.

A gestão documental assegura o cumprimento de todas as fases do documento: corrente, intermediária e permanente. Garante o efetivo controle do documento desde sua produção até sua destinação final: eliminação ou guarda permanente, e permite a localização dos documentos e acesso rápido às informações. "Temos de preservar alguns documentos, como os de interesse histórico e científico, permanentemente. Outros, como os de gestão de pessoal, guardamos por até 75 anos", explica Zampieri.

Para que todos estes documentos se mantenham intactos permanentemente, funciona no Arquivo Público da Prefeitura de Curitiba um setor especializado, o Laboratório de Higienização e Especialização, criado para recuperar e estabilizar a degradação do documento. Até um freezer é utilizado, para congelar os papéis por um prazo de até 21 dias, aniquilando de vez os chamados "piolho de livro", que "comem" o documento. "Utilizamos o congelamento a vácuo para evitar que os cristais de gelo danifiquem o documento", explica o diretor.

Material de Pesquisa - O Arquivo possui um vasto material de investigação, como comprovou a mestranda Márcia Maria Stazek, de Pesquisa de História da Educação da Universidade Federal do Paraná (UFPR), que está "internada" há duas semanas, a procura de material para sua monografia. "Vim buscar informações sobre a Casa do Pequeno Jornaleiro, especificamente nas décadas de 60 e 70. Foi uma boa surpresa. Aqui estão guardados desde o Estatuto da entidade até as fichas cadastrais dos meninos, que estiveram internados nesta época", disse a estudante. "Os documentos estão em perfeita ordem e, nas pastas individuais dos internos, foi possível manusear até as cartas escritas pelas famílias aos menores abrigados", explicou.

Pensando no grande número de pessoas que procuram o Arquivo Municipal, em breve será instalada uma Sala de Pesquisa com leitor de microfilmes para atender à comunidade. Hoje, cópias de documentos antigos e autorização para pesquisas devem ser solicitados pelo telefone (41) 3350-8093.

Gestão documental - A gestão e a proteção especial de documentos e arquivos são uma importante ferramenta de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. São considerados arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos pela Prefeitura de Curitiba em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

O Arquivo Público da Prefeitura de Curitiba é considerado um modelo de gerenciamento. Tem sido bastante visitado por municípios do Paraná, de outros estados e até de países como a Índia, que veio buscar referências de acondicionamento correto de documentação.

Todos os documentos têm a sua temporalidade. O mínimo é dois anos, podendo chegar à permanência absoluta. Ou seja, documentos de valor histórico e científico devem ser guardados para sempre. "Temos a parte que é eliminada. A listagem é publicada no Diário Oficial e, se não houver nenhuma ocorrência, os documentos são triturados mecanicamente e, as aparas enviadas à Usina de Valorização de Recicláveis do Instituto Pró-Cidadania de Curitiba (IPCC) para ser vendido. O resultado da venda é revertido em ações sociais para famílias em vulnerabilidade social.