Tudo é tão grande que só os grampos retirados dos processos que foram digitalizados no primeiro semestre deste ano pesam dois quilos. "Digitalizamos 342 mil páginas em apenas seis meses", diz Rubens Alves Goes Zampieri, diretor do Arquivo Público Municipal, contando que o scanner utilizado tem capacidade para 100 mil páginas por dia ou 200 páginas em dois minutos.
As informações produzidas, recebidas e acumuladas pelos órgãos e entidades são preservadas nos arquivos públicos, instrumentos essenciais para a tomada de decisões, para a comprovação de direitos individuais e coletivos e para a o registro da memória coletiva. Com o avanço das tecnologias da informação, é crescente a racionalização de procedimentos, operações e rotinas de trabalho.
Para que todos estes documentos se mantenham intactos permanentemente, funciona no Arquivo Público da Prefeitura de Curitiba um setor especializado, o Laboratório de Higienização e Especialização, criado para recuperar e estabilizar a degradação do documento. Até um freezer é utilizado, para congelar os papéis por um prazo de até 21 dias, aniquilando de vez os chamados "piolho de livro", que "comem" o documento. "Utilizamos o congelamento a vácuo para evitar que os cristais de gelo danifiquem o documento", explica o diretor.
Material de Pesquisa - O Arquivo possui um vasto material de investigação, como comprovou a mestranda Márcia Maria Stazek, de Pesquisa de História da Educação da Universidade Federal do Paraná (UFPR), que está "internada" há duas semanas, a procura de material para sua monografia. "Vim buscar informações sobre a Casa do Pequeno Jornaleiro, especificamente nas décadas de 60 e 70. Foi uma boa surpresa. Aqui estão guardados desde o Estatuto da entidade até as fichas cadastrais dos meninos, que estiveram internados nesta época", disse a estudante. "Os documentos estão em perfeita ordem e, nas pastas individuais dos internos, foi possível manusear até as cartas escritas pelas famílias aos menores abrigados", explicou.
Pensando no grande número de pessoas que procuram o Arquivo Municipal, em breve será instalada uma Sala de Pesquisa com leitor de microfilmes para atender à comunidade. Hoje, cópias de documentos antigos e autorização para pesquisas devem ser solicitados pelo telefone (41) 3350-8093.
Gestão documental - A gestão e a proteção especial de documentos e arquivos são uma importante ferramenta de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. São considerados arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos pela Prefeitura de Curitiba em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
O Arquivo Público da Prefeitura de Curitiba é considerado um modelo de gerenciamento. Tem sido bastante visitado por municípios do Paraná, de outros estados e até de países como a Índia, que veio buscar referências de acondicionamento correto de documentação.
Todos os documentos têm a sua temporalidade. O mínimo é dois anos, podendo chegar à permanência absoluta. Ou seja, documentos de valor histórico e científico devem ser guardados para sempre. "Temos a parte que é eliminada. A listagem é publicada no Diário Oficial e, se não houver nenhuma ocorrência, os documentos são triturados mecanicamente e, as aparas enviadas à Usina de Valorização de Recicláveis do Instituto Pró-Cidadania de Curitiba (IPCC) para ser vendido. O resultado da venda é revertido em ações sociais para famílias em vulnerabilidade social.
